[Aktualizacja 31.03.2020]
31 marca 2020 r. opublikowano w Dzienniku Ustaw ustawę o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2020 r., poz. 568). Ustawą tą dokonano istotnych zmian w Kodeksie spółek handlowych. Ustawa weszła w życie z dniem ogłoszenia (31 marca 2020 r.), za wyjątkiem art. 4065 § 5-7 k.s.h., które wejdą w życie z dniem 3 września 2020 r.
[Aktualizacja 24.03.2020]
Projekt nowelizacji Kodeksu spółek handlowych w zakresie zdalnych posiedzeń organów spółek kapitałowych i zdalnego podejmowania uchwał przez te organy
21 marca 2020 r. przygotowany został projekt nowelizacji ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r., poz. 374) zawierający również zmiany w Kodeksie spółek handlowych, o których pisaliśmy poniżej. Postulowane zmiany w znaczący sposób umożliwią podejmowanie decyzji oraz zarządzanie spółkami kapitałowymi (nie tylko w okresie pandemii COVID-19) i można śmiało rzec, że stanowią one od dawna wyczekiwany instrument przez członków zarządów i rad nadzorczych.
Po pierwsze, stosownie do projektowanych przepisów w posiedzeniu zarządu i rady nadzorczej tak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i spółki akcyjnej będzie można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. wideokonferencja, telekonferencja). Jest to zasadnicza korzyść dla zarządców i nadzorujących spółki kapitałowe, ponieważ na gruncie ustawowym umożliwiono zdalny udział w posiedzeniach organów spółek. Aby skorzystać z tej możliwości nie jest konieczne modyfikowanie umów spółek lub statutów. Pozostawiono przy tym możliwość rezygnacji ze zdalnego udziału w posiedzeniach organów spółek na gruncie umownym lub statutowym.
Po drugie, zarząd oraz rada nadzorcza spółek kapitałowych będą mogły podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Podobnie jak przy udziale w posiedzeniu tych organów, opisana możliwość podejmowania uchwał będzie zasadą, której wyłączenie stosowania w danej spółce kapitałowej będzie wymagać stosownego postanowienia umowy spółki lub statutu.
Aktualnie Kodeks spółek handlowych umożliwia podejmowanie uchwał przez rady nadzorcze spółek kapitałowych w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale tylko wtedy gdy umowa spółki lub statut to przewidują. Wskutek wprowadzenia postulowanych zmian w Kodeksie spółek handlowych nie będzie konieczne wprowadzanie do umów spółek jakichkolwiek zapisów umożliwiających zdalne glosowanie przy podejmowaniu uchwał organów spółek kapitałowych.
Po trzecie, projekt nowelizacji zakłada wprowadzenie kworum (minimalnej i niezbędnej ilości członków danego organu do podjęcia uchwały) do podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość przez rady nadzorcze spółek kapitałowych. Uchwała rady nadzorczej spółki kapitałowej będzie ważna, gdy co najmniej połowa członków rady weźmie udział w jej podjęciu (odda głos). Projektodawca jednocześnie umożliwia wprowadzenie w umowie spółki lub w statucie surowszych wymagań dotyczących podejmowania uchwał w opisanych trybach (np. udział w podejmowaniu uchwały przez co najmniej 3/4 składu Rady Nadzorczej).
Co istotne, kwestia kworum nie występuje przy podejmowaniu uchwał przez zarządy spółek z o.o. i akcyjnych, zaś nowelizacja nic w tym zakresie nie zmienia.
Po czwarte, poszerzony zostanie zakres spraw, w których rady nadzorcze spółek kapitałowych mogą podjąć uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Stanie się to w drodze uchylenia przepisu wykluczającego obecnie podejmowanie uchwał w omawianych trybach w przedmiocie wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.
Po piąte, w przypadku zarządów spółek kapitałowych zostanie wprowadzona możliwość udziału w podejmowaniu uchwał zarządu poprzez oddanie swojego głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. Wyłączenie stosowania tej regulacji będzie możliwe w umowie spółki lub w statucie. Z kolei, w przypadku rad nadzorczych spółek kapitałowych taka możliwość istniała już obecnie, jednakże wymagała stosownego umocowania w umowie spółki lub w statucie. Po nowelizacji, regulacja ta zostanie odwrócona, tzn. zasadą będzie możliwość udziału w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej poprzez oddanie swojego głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, natomiast wyłączenie tej możliwości będzie wymagać stosownych postanowień umowy spółki lub statutu.
Projektodawca przewiduje, że ustawa wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.
Najbliższe posiedzenie Sejmu RP odbędzie się w dniach 25 i 26 marca 2020 r. Będziemy informować o dalszym przebiegu prac legislacyjnych nad nowelizacją Kodeksu spółek handlowych.
Środki prawne umożliwiające ograniczenie negatywnego wpływu koronawirusa na funkcjonowanie spółek kapitałowych.
Ostatnie dni pokazują, że funkcjonowanie instytucji publicznych oraz pracodawców jest znacznie utrudnione. Wszystko to za sprawą rozprzestrzeniającego się koronawirusa. Czy jednak właściciele i zarządcy spółek kapitałowych są bezradni w obecnej sytuacji? Jakie środki prawne mogą podjąć, aby przeciwdziałać paraliżowi w funkcjonowaniu ich spółek?
Podejmowanie uchwał bez odbycia zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.
Generalnie uchwały wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością są podejmowane na zgromadzeniu wspólników. Zgromadzenie – jak sama nazwa wskazuje – wymusza zebranie wspólników w jednym miejscu, czego obecnie zgodnie z zaleceniami władz i służb sanitarnych należy unikać. Nie jest to jednak jedyny sposób na podjęcie uchwał w spółce z o.o.
Kodeks spółek handlowych dopuszcza dwa tryby podejmowania uchwał poza zgromadzeniem wspólników, co może być skutecznym remedium dla spółek: tzw. kurendę i głosowanie pisemne. Co istotne, skorzystanie z tej możliwości nie wymaga szczególnych postanowień w umowie spółki. Dopuszczalne jest także głosowanie przez pełnomocnika.
W spółce jednoosobowej można głosować w opisanych trybach. Co ważne, w trybie głosowania pisemnego lub tzw. kurendy można głosować nad uchwałami w takich sprawach jak rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, podział zysku albo pokrycie straty, udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Kurenda
Pierwszy sposób to wyrażenie przez wszystkich wspólników na piśmie zgody na postanowienie, które ma zostać powzięte (tzw. kurenda). W takim przypadku zarząd zobowiązany jest przesłać wszystkim wspólnikom jednobrzmiący projekt uchwały poddanej głosowaniu w tym trybie. Warunkami powzięcia uchwały są: (i) zgoda wszystkich wspólników na głosowanie w ten sposób, w tym jak się powszechnie przyjmuje również wspólników wyłączonych od głosowania z mocy prawa oraz (ii) wyrażenie przez każdego wspólnika zgody na powzięcie uchwały w formie pisemnej. Odbywa się to poprzez złożenie przez wspólnika podpisu pod przesłaną mu treścią głosowanej w trybie korespondencyjnym uchwały. Istotne jest to, że każdy ze wspólników może złożyć podpis (a tym samym swoje oświadczenie woli) na odrębnym dokumencie obejmującym treść przyszłej uchwały. Zostaje ona podjęta z chwilą złożenia podpisu (oświadczenia woli) przez ostatniego wspólnika.
Głosowanie pisemne
Wymaga uzyskania pisemnej zgody wszystkich wspólników spółki (a zatem także tych, którzy są wyłączeni od głosowania z mocy prawa) na przeprowadzenie głosowania pisemnego, a następnie głosowania pisemnego nad projektem przesłanej przez zarząd uchwały. Uchwała zostaje podjęta, gdy większość wspólników zagłosuje „za”. Wyrażenie zgody na głosowanie pisemne oraz oddanie głosu w sprawie głosowanej w tym trybie uchwały może nastąpić jednocześnie, tj. w jednym dokumencie.
Wyjątki
Podejmowanie uchwał w omówionych trybach poza zgromadzeniem wspólników jest wyłączone w stosunku do uchwał, dla których podjęcia przepisy ustawy wymagają zwołania zgromadzenia wspólników (np. uchwały o połączeniu lub przekształceniu spółki) oraz uchwał, dla których podjęcia wymagane jest głosowanie tajne (np. wybór czy odwołanie członka zarządu).
E-zgromadzenie wspólników i e-walne zgromadzenie
Dopuszczalny jest udział wspólników spółek z o.o. i akcjonariuszy spółek akcyjnych odpowiednio w zgromadzeniu wspólników i walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (telezgromadzenie, internetowe walne zgromadzenie lub wirtualne walne zgromadzenie). Jednakże, w aktualnym stanie prawnym, uprawnienie to musi przewidywać umowa spółki z o.o. lub statut spółki akcyjnej. Zatem spółki z o.o. i spółki akcyjne, które nie mają przewidzianych omawianych uprawnień dla wspólników/akcjonariuszy w umowie spółki/statucie musiałyby najpierw zmienić swoje umowy spółki/statuty, a to wymaga odbycia „zwyczajnego” zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia i wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS.
W związku z pandemią koronawirusa planowana jest jednak niezwłoczna nowelizacja kodeksu spółek handlowych i umożliwienie organizacji „zdalnego” zgromadzenia wspólników i walnego zgromadzenia dla wszystkich spółek kapitałowych bez konieczności zmiany dokumentów korporacyjnych. Nowelizacja ma również umożliwić „zdalny” udział w e-zgromadzeniu wspólników i e-walnym zgromadzeniu także członkom zarządu oraz rady nadzorczej co najmniej w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do udzielania wyjaśnień odnoszących się do rozpatrywanych spraw. Będziemy informować na bieżąco o postępach w tych pracach ustawodawczych.
Posiedzenia Zarządu i Rady Nadzorczej
Obecnie posiedzenia zarządu i rady nadzorczej spółki z o.o. i spółki akcyjnej mogą odbywać się wyłącznie w formie bezpośredniej, fizycznej obecności na posiedzeniu członków organów tych spółek, chyba że umowa spółki lub statut przewidują możliwość zdalnego podejmowania uchwał. Pandemia koronawirusa stanowi asumpt do zmian tych anachronicznych przepisów. Przygotowany jest już projekt nowelizacji umożliwiający odbywanie przez zarządy oraz rady nadzorcze spółek kapitałowych posiedzeń z wykorzystaniem nowoczesnych instrumentów teleinformatycznych, choćby umowa spółki lub statut tego nie przewidywały. Instrument ten może być szczególnie pomocny w sytuacji przebywania przez członków organów w różnych częściach Polski lub za granicą. Będziemy informować o postępie prac ustawodawczych.
Zakładanie spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca umowy i podejmowanie uchwał w takiej spółce
W dobie rozprzestrzeniania się koronawirusa możliwe jest większe zainteresowanie zawieraniem umów spółek z o.o. przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Nie wymaga to osobistej „wizyty” wspólników u notariusza, lecz konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty. Warto pamiętać, że w takiej spółce uchwały wspólników mogą być podjęte przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takim przypadku wniosek o wpis do rejestru składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Ważne jest, że podjęcie uchwały w ten sposób nie wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, przy czym warunkiem jej podjęcia jest wykonanie co do niej prawa głosu przez wszystkich wspólników. Prawo to wykonuje się przez oświadczenie złożone w systemie teleinformatycznym, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Trudności dla spółek kapitałowych spowodowane przez koronawirus
Jak wcześniej zaawizowano spora ilość członków zarządu spółek kapitałowych to cudzoziemcy. Przez „zamknięcie” granic mogą mieć problem z wjazdem do Polski, a jeśli już są w Polsce, to mogą być poddani kwarantannie lub hospitalizowani w związku z zarażeniem koronawirusem.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego
Tymczasem w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (zazwyczaj w polskich spółkach to 31 grudnia) powinno zostać sporządzone sprawozdanie finansowe. Zatem w przypadku większości spółek do 31 marca 2020 r. konieczne będzie sporządzenie sprawozdania finansowego, które potem podlega zatwierdzeniu przez organ właścicielski i jest składane do urzędu skarbowego (w ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia) i sądu rejestrowego. Niezłożenie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego w terminie jest wykroczeniem skarbowym, a remedium na to może być dla wielu podmiotów instytucja czynnego żalu z kodeksu karnego skarbowego.
Rejestr akcjonariuszy
W związku z dematerializacją akcji spółek akcyjnych i wprowadzeniem rejestru akcjonariuszy od 1 stycznia 2021 r. spółki akcyjne obowiązane są pięciokrotnie wezwać akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w spółce, przy czym pierwsze wezwanie ma być dokonane do 30 czerwca 2020 r. Zanim jednak nastąpi pierwsze wezwanie akcjonariuszy spółki akcyjne niebędące spółkami publicznymi muszą zawrzeć umowę o prowadzenie rejestru akcjonariuszy. Podstawą do zawarcia takiej umowy przez zarząd spółki akcyjnej jest podjęta uchwała walnego zgromadzenia, na której podjęcie (uwzględniając konieczność zwołania zgromadzenia) nie pozostało już wiele czasu. Mając na względzie dynamiczny rozwój pandemii koronawirusa również w tej kwestii można spodziewać się przesunięcia wejścia w życie przepisów o rejestrze akcjonariuszy oraz poprzedzających je czynności obciążających spółki akcyjne.
Zespół Kubas Kos Gałkowski cały czas monitoruje regulacje i zalecenia wydawane przez organy rządowe i na bieżąco opracowuje konkretne rozwiązania prawne. Pozostajemy w gotowości, aby udzielić wsparcia i odpowiedzi na wszelkie pojawiające się pytania. W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z COVID-19 oraz wpływem pandemii na Państwa działalność, jesteśmy do Państwa dyspozycji.
Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny, abstrakcyjny i ogólny, nie stanowi opinii prawnej lub porady ani nie może być traktowany jako świadczenie pomocy prawnej w jakiejkolwiek formie. Materiały zawarte w niniejszym artykule nie mogą stanowić podstawy jakiejkolwiek odpowiedzialności Kancelarii lub autora artykułu w stosunku do osób trzecich. Kancelaria "Kubas Kos Gałkowski – Adwokaci sp. p". sp. k. może udzielić porady prawnej lub sporządzić opinię wyłącznie i dopiero po zapoznaniu się ze stanem faktycznym konkretnej sprawy. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji lub pomocy prawnej skontaktuj się z naszym prawnikiem.