31 marca 2020 r. opublikowano w Dzienniku Ustaw ustawę o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2020 r., poz. 568). Ustawą tą dokonano istotnych zmian w Kodeksie spółek handlowych. Ustawa weszła w życie z dniem ogłoszenia (31 marca 2020 r.), za wyjątkiem art. 4065 § 5-7 k.s.h., które wejdą w życie z dniem 3 września 2020 r.
Zdalne posiedzenia zarządu i rady nadzorczej
Zupełną nowością jest dopuszczenie na poziomie Kodeksu spółek handlowych uczestnictwa w posiedzeniu zarządu i rady nadzorczej spółki z o.o. i spółki akcyjnej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, głównie telekonferencji albo wideokonferencji. Oznacza to, że w danej spółce kapitałowej nie trzeba takiej możliwości odrębnie przewidywać w umowie spółki lub w statucie. Do momentu uchwalenia omawianych przepisów było to zaś konieczne wobec braku regulacji ustawowej. Ustawodawca pozostawił przy tym możliwość rezygnacji ze zdalnego udziału w posiedzeniach zarządu i rady nadzorczej w konkretnej spółce, co wymaga stosownego postanowienia umownego lub statutowego.
Zdalne podejmowanie uchwał przez zarząd i radę nadzorczą
Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych umożliwia członkom zarządu spółki kapitałowej podejmowanie uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Przed wejściem w życie tych przepisów zdalne podejmowanie uchwał lub w trybie pisemnym przez zarząd było możliwe, jednak wymagało uregulowania tego sposobu podejmowania uchwał w umowie spółki lub w statucie. Teraz nie ma już takiej potrzeby. Gdyby jednak spółka z jakiś względów (np. braku odpowiedniej infrastruktury informatycznej) uznała, że uchwały mogą być podejmowane tylko na posiedzeniu przy fizycznej obecności członków zarządu, to rezygnacja z opisanego trybu podejmowania uchwał wymaga odpowiedniej regulacji umownej lub statutowej.
Z kolei w odniesieniu do rad nadzorczych spółek z o.o. i akcyjnych Kodeks spółek handlowych umożliwiał podejmowanie uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale tylko wtedy gdy umowa spółki lub statut to przewidywały. Nowelizacja Kodeksu dokonała zmiany w tym zakresie i aktualnie upoważnienie członków organu nadzorczego w spółce kapitałowej do zdalnego podejmowania uchwał znajduje podstawę w przepisach Kodeksu.
Wykonywanie głosu przez innego członka zarządu lub rady nadzorczej
Omawiana ustawa nowelizująca wprowadza również możliwość udziału w podejmowaniu uchwał zarządu spółki z o.o. i akcyjnej poprzez oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. Do wejścia w życie nowelizacji taki sposób podejmowania uchwał można było przewidzieć w umowie spółki lub w statucie. Aktualnie nie jest to konieczne, ponieważ już w oparciu o przepis ustawy członek zarządu może oddać swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu i w ten sposób uczestniczyć w podejmowaniu uchwały. Wyłączenie tej regulacji ustawowej jest dopuszczalne, jednak wymaga stosownego postanowienia umowy spółki lub statutu.
W odniesieniu natomiast do rady nadzorczej spółki z o.o. lub akcyjnej podejmowanie uchwał poprzez głosowanie na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej dotychczas wymagało przewidzenia tego w umowie spółki lub w statucie. Sytuacja uległa zmianie po wejściu w życie ustawy nowelizującej Kodeks spółek handlowych, bowiem już przepisy samego Kodeksu stanowią obecnie podstawę do podejmowania uchwał w tym trybie. Oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady. Warto pamiętać, że tego typu ograniczenia nie będzie w przypadku zarządu spółki z o.o. i akcyjnej – tam oddanie głosu na piśmie przez innego członka zarządu może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu zarządu.
Kworum w przypadku rady nadzorczej
Dla podejmowania uchwał przez zarząd spółki kapitałowej wymagana jest bezwzględna większość głosów, jednak ustawa nie przewiduje żadnego kworum (minimalnej i niezbędnej ilości członków danego organu do podjęcia uchwały). Wymóg kworum dla uchwał podejmowanych przez zarząd może wynikać z umowy spółki lub statutu.
Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku rady nadzorczej spółki kapitałowej po zmianach wprowadzonych od 31 marca 2020 r. Uchwała rady nadzorczej spółki z o.o. lub akcyjnej podjęta w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest ważna, gdy co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. W umowie spółki lub w statucie dopuszczalne jest zawarcie surowszych wymagań dotyczących podejmowania uchwał w opisanych trybach (np. kworum co najmniej 3/4 składu rady nadzorczej, obowiązek uzasadnienia projektu uchwały itd.).
Rozszerzenie zakresu uchwał możliwych do podjęcia zdalnie przez radę nadzorczą
Omawianą specustawą z 31 marca 2020 r. uchylono przepisy Kodeksu spółek handlowych, które uniemożliwiały podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz w drodze głosowania na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej w przedmiocie wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób. Zmiana dotyczy obu spółek kapitałowych.
E-zgromadzenia wspólników i e-walne zgromadzenia
Ustawą nowelizującą Kodeks spółek handlowych wprowadzono również upoważnienie do odbycia zgromadzenia wspólników i walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (telezgromadzenie, internetowe lub wirtualne walne zgromadzenie). Także przed nowelizacją zgromadzenia właścicielskie mogły być przeprowadzane „zdalnie”, jednak wymagało to uregulowania tego zagadnienia w umowie spółki lub w statucie. Aktualnie, wystarczającą podstawę przeprowadzenia i uczestniczenia przez właścicieli w e-zgromadzeniu wspólników i e-walnym zgromadzeniu dają przepisy Kodeksu spółek handlowych. O udziale w zgromadzeniu wspólników lub w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący to zgromadzenie (co do zasady zarząd).
Warto pamiętać, że głosować w takim e-zgromadzeniu wspólników lub e-walnym zgromadzeniu można także za pośrednictwem pełnomocnika.
Szczegółowe zasady udziału w e-zgromadzeniu i e-walnym odbywanym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej będą określone w regulaminie przyjętym przez radę nadzorczą spółki kapitałowej. W spółkach z o.o., w których nie powołano rady nadzorczej regulamin przyjmą wspólnicy. Ustawodawca przewidział, że uchwała wspólników może zostać powzięta bez odbycia zgromadzenia, o ile wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
Ponadto, jeśli udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, to w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o:
sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu,
wypowiadania się w jego trakcie,
wykonywania na nim prawa głosu oraz
wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.
Przepisy szczególne przy e-walnym zgromadzeniu
Z dniem 3 września 2020 r. wejdą w życie dodane omawianą nowelizacją art. 4065 § 5-7 Kodeksu spółek handlowych, przewidujące nowe obowiązki spółki akcyjnej. Dłuższe vacatio legis (moment wejścia w życie) uzasadnione jest zapewnieniem obowiązanym spółkom niezbędnego czasu do wdrożenia stosownych rozwiązań technologicznych.
Ustawodawca zdecydował, że spółka akcyjna niezwłocznie przesyła akcjonariuszowi elektroniczne potwierdzenie otrzymania głosu w przypadku wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Ponadto, na wniosek akcjonariusza złożony nie później niż po upływie trzech miesięcy od dnia walnego zgromadzenia, spółka przesyła akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi potwierdzenie, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony. Takiego potwierdzenia nie trzeba przesyłać, jeśli zostało ono przekazane akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi wcześniej.
Podsumowanie
Wprowadzone przepisy będą obecnie lekarstwem na problemy spowodowane przez rozwój pandemii COVID-19, które wynikają z trudności odbycia posiedzeń zarządów, rad nadzorczych oraz zgromadzeń właścicielskich spółek kapitałowych przy fizycznej obecności uprawnionych podmiotów. Gdyby nie uchwalono omówionych zmian w Kodeksie spółek handlowych, to z możliwości zdalnego odbywania posiedzeń zarządu lub rady nadzorczej, zdalnego podejmowania uchwał przez te organy oraz zdalnego odbywania zgromadzeń wspólników lub walnych zgromadzeń mogłyby korzystać tylko i wyłącznie te spółki, które miały przewidziane takie możliwości w umowach spółek lub w statutach. Taka sytuacja mogłaby sparaliżować zarządzanie, nadzór oraz wykonywanie uprawnień właścicielskich w znacznej liczbie spółek kapitałowych, w tym akcyjnych spółek publicznych notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych. Dotyczyłoby to zwłaszcza tych spółek, w których członkami organów są cudzoziemcy, którzy niejednokrotnie w tej chwili przebywają poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Pozytywny wpływ zreferowanych przepisów Kodeksu spółek handlowych na funkcjonowanie wszystkich organów spółek kapitałowych będzie także widoczny po zwalczeniu pandemii COVID-19.
Zespół Kubas Kos Gałkowski cały czas monitoruje regulacje i zalecenia wydawane przez organy rządowe i na bieżąco opracowuje konkretne rozwiązania prawne. Pozostajemy w gotowości, aby udzielić wsparcia i odpowiedzi na wszelkie pojawiające się pytania. W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z COVID-19 oraz wpływem pandemii na Państwa działalność, jesteśmy do Państwa dyspozycji.
Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny, abstrakcyjny i ogólny, nie stanowi opinii prawnej lub porady ani nie może być traktowany jako świadczenie pomocy prawnej w jakiejkolwiek formie. Materiały zawarte w niniejszym artykule nie mogą stanowić podstawy jakiejkolwiek odpowiedzialności Kancelarii lub autora artykułu w stosunku do osób trzecich. Kancelaria "Kubas Kos Gałkowski – Adwokaci sp. p". sp. k. może udzielić porady prawnej lub sporządzić opinię wyłącznie i dopiero po zapoznaniu się ze stanem faktycznym konkretnej sprawy. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji lub pomocy prawnej skontaktuj się z naszym prawnikiem.