©2020 Kubas Kos Gałkowski

    Audyt umów – dlaczego każdy przedsiębiorca powinien go przeprowadzić?

    Obecna sytuacja związana z rozprzestrzenianiem się koronawirusa dotyka wielu obszarów gospodarki. Wpływa również w istotny sposób na relacje kontraktowe łączące przedsiębiorców.


    Opracowanie scenariuszy działania na wypadek wystąpienia nadzwyczajnych sytuacji kontraktowych pozwala lepiej przygotować się na dalszy rozwój wydarzeń. Podjęcie takich działań jest ważne także z tego względu, że na przedsiębiorców nałożony jest wyższy standard należytej staranności. Prawo przewiduje ponadto obowiązek podejmowania działań w celu minimalizowania szkód.


    W konsekwencji, analiza ryzyka kontraktowego związanego z ogłoszoną pandemią koronawirusa stanowi jeden z podstawowych kroków, które każdy przedsiębiorca może wykonać, aby zminimalizować negatywne skutki tej sytuacji w przyszłości. Przeprowadzenie takiej analizy nie jest jednak możliwe bez znajomości treści umów, które wiążą przedsiębiorcę.



    Na co należy zwrócić uwagę?


    Ważne jest przejrzenie przez przedsiębiorców umów pod kątem kluczowych zagadnień, które mają lub w najbliższym czasie mogą mieć istotne znaczenie dla funkcjonowania ich działalności.


    Warto w tym zakresie zwrócić uwagę w szczególności na:

    • warunki dotyczące sposobu wykonywania umowy (np. terminy dostaw i terminy płatności, sposób dokonywania odbioru towarów, łańcuchy dostaw),

    • klauzule adaptacyjne (dotyczące np. wystąpienia siły wyższej, klauzule renegocjacyjne, klauzule zobowiązujące do zmiany umowy) czy

    • klauzule dotyczące odpowiedzialności (np. klauzule indemnities, klauzule MAC i MAE, kary umowne).


    Przeprowadzenie takiego audytu jest istotne w szczególności w odniesieniu do umów strategicznych, najbardziej istotnych z punktu widzenia funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Jednak, należy pamiętać, że również konsekwencje związane z niewykonywaniem pozostałych umów mogą być dotkliwe dla przedsiębiorstwa. Warto zatem się przed nimi chronić.



    Skutki audytu


    Interpretacja i analiza postanowień każdej umowy wymaga indywidualnego podejścia. Korzystając z zasady swobody umów strony mogą bowiem z dużą dowolnością kształtować łączące je stosunki gospodarcze.


    Przykładowo, zawarte przez przedsiębiorcę umowy mogą zawierać postanowienia, zgodnie z którymi uruchomienie konkretnych rozwiązań umownych może wymagać podjęcia określonego działania przez przedsiębiorcę (np. uprzedniego wysłania zawiadomienia do kontrahenta lub wezwania kontrahenta do podjęcia określonych działań). Analiza treści umów, którymi związany jest przedsiębiorca pozwala odpowiednio wcześnie zidentyfikować takie przypadki i dostosować do nich działania kierowane wobec jego kontrahentów.


    Przeprowadzenie audytu pozwoli również w dalszej kolejności udzielić odpowiedzi na pytania, czy przedsiębiorca może skorzystać aktualnie np. z klauzuli umownej uprawniającej do zawarcia umowy zmieniającej lub czy w związku z aktualną sytuacją spełnione są przesłanki żądania kar umownych przez którąkolwiek ze stron.


    Taka analiza wymaga oczywiście odniesienia do konkretnych okoliczności faktycznych. Podkreślenia wymaga przy tym, że w aktualnej, nadzwyczajnej sytuacji zastosowanie standardowych reguł dotyczących odpowiedzialności za szkodę, w tym możliwość skutecznego powoływania się na klauzule odszkodowawcze lub klauzule przewidujące kary umowne, może być ograniczone.


    Co szczególnie istotne, przeprowadzenie audytu umożliwia nie tylko zidentyfikowanie konkretnych zagrożeń, które mogą się pojawić, ale może być także kluczowe dla skutecznej obrony przedsiębiorcy przed ewentualnymi roszczeniami ze strony jego kontrahentów w przyszłości.


    Dokładna znajomość konkretnych postanowień umowy pozwoli przygotować się na ewentualne spory, które mogą wyniknąć w związku z realizacją umów. Takie działanie umożliwi bowiem przedsiębiorcy zorientowanie się, jakie dowody powinien zebrać, aby przygotować się do ewentualnego postępowania przed sądem. Chodzi tu m.in. o dowody potwierdzające, że konkretne naruszenie przez niego umowy było spowodowane siłą wyższą (np. koniecznością zamknięcia zakładu pracy z uwagi na kwarantannę załogi) lub że dochował należytej staranności w minimalizowaniu skutków tego naruszenia (np. poszukując innych dostawców produktów, które miały zostać dostarczone przez zagranicznych kontrahentów).



    Zespół Kubas Kos Gałkowski cały czas monitoruje regulacje i zalecenia wydawane przez organy rządowe i na bieżąco opracowuje konkretne rozwiązania prawne. Pozostajemy w gotowości, aby udzielić wsparcia i odpowiedzi na wszelkie pojawiające się pytania. W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z COVID-19 oraz wpływem pandemii na Państwa działalność, jesteśmy do Państwa dyspozycji.


    Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny, abstrakcyjny i ogólny, nie stanowi opinii prawnej lub porady ani nie może być traktowany jako świadczenie pomocy prawnej w jakiejkolwiek formie. Materiały zawarte w niniejszym artykule nie mogą stanowić podstawy jakiejkolwiek odpowiedzialności Kancelarii lub autora artykułu w stosunku do osób trzecich. Kancelaria "Kubas Kos Gałkowski – Adwokaci sp. p". sp. k. może udzielić porady prawnej lub sporządzić opinię wyłącznie i dopiero po zapoznaniu się ze stanem faktycznym konkretnej sprawy. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji lub pomocy prawnej skontaktuj się z naszym prawnikiem.

    Skontaktuj się z nami