Przepisy tarczy 3.0, która weszła w życie 16 maja 2020 r., zakładają bezpieczne odmrażanie pracy sądów, których funkcjonowanie było w znacznym stopniu ograniczone w związku z epidemią COVID-19.
W związku z tym Minister Sprawiedliwości przygotował dla sądów rekomendowane rozwiązania umożliwiające ustanowienie i wdrożenie procedur zapewniających bezpieczeństwo zdrowotne pracowników sądu i interesantów w czasie stanu epidemii, a wspólnie z Głównym Inspektorem Sanitarnym wytyczne dla funkcjonowania sądów w trakcie epidemii SARS-CoV-2 w Polsce. Co wynika z tych dokumentów?
Rekomendowane rozwiązania dotyczące procedur bezpieczeństwa zdrowotnego
Wśród przygotowanych przez Ministra Sprawiedliwości rekomendowanych rozwiązań mających umożliwić zapewnienie bezpieczeństwa zdrowotnego pracowników sądów oraz innych osób, które korzystają z pracy sądów, znalazły się m.in.:
nowe zasady organizacji pracy w sądach, w tym:
w miarę możliwości rotacyjny system pracy,
wprowadzenie czasu pracy pracowników w wydziałach orzeczniczych po 10 godzin dziennie przez 4 dni w okresie rozliczeniowym, nie wyłączając możliwości pracy w systemie zmianowym,
praca w soboty – za wyjątkiem co do zasady wokand,
ograniczenie liczby pracowników sekretariatów w pomieszczeniach,
adoptowanie sal rozpraw, które ze względów na powierzchnie nie będą mogły być używane do orzekania na pomieszczenia przeznaczone do tymczasowej pracy pracowników sekretariatów,
podział pracowników na grupy z zakazem wymiany osób między grupami;
praca zdalna (rekomendowana dla asystentów sędziów oraz pracowników poza pionem orzeczniczym, za wyjątkiem informatyków sądowych);
komunikacja w sądach, w tym:
ograniczenia bezpośrednich kontaktów między pracownikami komórek organizacyjnych sądu i gromadzenia się w pomieszczeniach,
wykorzystanie „zdalnych” form kontaktów;
kwarantanna korespondencji, w tym akt sądowych (w miarę możliwości poddawanie dokumentów kierowanych do sądu kwarantannie – jeżeli nie sprzeciwia się temu dobro danego postępowania);
bezpieczeństwo interesantów, w tym:
zakaz wstępu do budynków sądów osób innych niż wzywane do udziału w posiedzeniu lub wykazujące inną niezbędną potrzebę – rekomendowane wydanie przez prezesów sądów zarządzeń uniemożliwiających lub ograniczających dostęp publiczności do sal rozpraw,
„punkty kontroli” pomiaru temperatury ciała osób wchodzących na teren budynków sądu, wykonania dezynfekcji rąk, zasłonięcia ust i nosa czy posiadania zawiadomienia/wezwania lub legitymacji służbowej,
wprowadzenie stref ograniczających możliwość przemieszczania się np. świadków oczekujących na swoją kolej przesłuchania,
instalacja przed budynkiem sądów „skrzynek podawczych” do złożenia korespondencji, ograniczone poruszanie się po budynku sądowych;
nowe zasady funkcjonowania Biur Obsługi Interesantów i przyjęć interesantów, w tym:
nieprzeprowadzenie bezpośredniej obsługi interesantów w sekretariatach wydziałów, a zamiast tego w BOI lub innej wyznaczonej komórce sądu w ustalonych przez prezesa sądu dniach i godzinach z uwzględnieniem czasu na dezynfekcję oraz ograniczeniem liczby interesantów – jedna osoba przy co drugim stanowisku,
skrócony czas przyjmowania pism przez dzienniki podawcze – od 9:00 do 15:00 z uwzględnieniem czasu na dezynfekcję oraz ograniczeniem liczby interesantów – jedna osoba przy co drugim stanowisku,
konieczność uprzedniego telefonicznego umówienia do punktu informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, praca punktów w ustalonych przez prezesa sądu dniach i godzinach z uwzględnieniem czasu na dezynfekcję oraz ograniczeniem liczby interesantów – jedna osoba przy co drugim stanowisku,
dostępność do czytelni akt w ustalonych przez prezesa sądu dniach i godzinach z uwzględnieniem czasu na dezynfekcję oraz ograniczeniem liczby interesantów – jedna osoba przy co drugim stanowisku oraz konieczność uprzedniego telefonicznego zamówienia akt sprawy;
załatwianie spraw z zakresu administracji sądowej (składanie skarg wyłącznie drogą elektroniczną lub na piśmie, a także telefonicznie – gdy zachodzi konieczność wysłuchania skarżącego; brak osobistego przyjmowania interesantów w sprawach dot. skarg administracyjnych);
ogólna organizacja pracy w pomieszczeniach przeznaczonych do odbywania rozpraw i posiedzeń jawnych, w tym:
w miarę możliwości przeprowadzanie w tej samej sali tylko jednej sesji dziennie,
specjalne strefy przed salami rozpraw dla osób wezwanych lub zawiadomionych (z zapewnieniem właściwych odległości),
niekumulowanie wezwanych i oczekujących świadków i biegłych,
rekomendowane przeprowadzanie czynności procesowych w trybie wideokonferencji.
Wspólne wytyczne MS i GIS ws. funkcjonowania sądów
Z kolei w wytycznych ws. funkcjonowania sądów przygotowanych wspólnie przez Ministra Sprawiedliwości i Głównego Inspektora Sanitarnego znalazły się ponadto m. in. następujące zasady bezpieczeństwa osób, które mogą istotnie wpłynąć na organizację rozpraw oraz obsługę interesantów w sądach:
w pomieszczeniu, w którym odbywa się rozprawa lub przejmowani są interesanci, nie powinny przebywać osoby postronne, inne niż niezbędne do przeprowadzenia sprawy,
na rozprawę nie powinno się przynosić zbędnych rzeczy,
czekający na wejście na salę powinni zachować odstęp min. 2 m,
czekający oraz wchodzący na rozprawę powinni mieć zasłonięte usta i nos (maseczka lub przyłbica – w przypadku osób, które ze względów zdrowotnych nie mogą używać maseczki), z możliwością zdjęcia osłony twarzy, jeżeli tak zarządzi prowadzący rozprawę (np. w celu potwierdzenia tożsamości);
zasada zakrywania ust i nosa obowiązuje także na terenie całego sądu;
przy wejściu na salę rozpraw, ewentualnie na sal, uczestnicy powinni zdezynfekować ręce lub założyć rękawiczki;
miejsca siedzące należy zorganizować w taki sposób, aby pomiędzy osobami zachowana była odległość 2 m w każdym kierunku, a jeżeli zapewnienie odpowiedniej odległości nie jest możliwe ze względu na liczbę osób, należy (i) zapewnić odpowiednio większą salę lub (ii) zmniejszyć liczbę obecnych osób,
pomieszczenia powinny być regularnie wietrzone w tym przed rozprawą i nie rzadziej niż co godzinę w trakcie rozprawy – można zatem spodziewać się odpowiednich przerw w trakcie rozpraw,
miejsca siedzące i powierzchnie dotykowe należy dezynfekować przed i po każdej rozprawie oraz po każdym przyjęciu interesanta,
zaleca się rozważenie możliwości montowania przegród z pleksi na salach rozpraw,
zaleca się ograniczenie korzystania z wind do niezbędnego minimum.
Przygotowanie do wizyty w sądzie
W związku z opisanymi wyżej rekomendacjami i wytycznymi, które niewątpliwie wpłyną na nową organizację pracy w sądach w czasie COVID-19, bardzo ważne jest odpowiednie przygotowanie się do każdej wizyty w sądzie przez uczestników rozpraw i wszystkie inne osoby, których wizyta w sądzie jest niezbędna dla ochrony ich praw lub wykonania nałożonych na nie obowiązków. Uprzednie zapoznanie się z obowiązującymi w danym sądzie zasadami bezpieczeństwa epidemicznego ułatwi uczestnikom udział w rozprawie i pozwoli na sprawne załatwienie innych spraw, które wymagają osobistej wizyty w budynku sądu. Z tego względu przed wizytą w sądzie rekomendujemy w szczególności prześledzenie komunikatów i zarządzeń prezesów poszczególnych sądów zamieszczanych na stronach internetowych sądów.
Zespół Kubas Kos Gałkowski cały czas monitoruje regulacje i zalecenia wydawane przez organy rządowe i na bieżąco opracowuje konkretne rozwiązania prawne. Pozostajemy w gotowości, aby udzielić wsparcia i odpowiedzi na wszelkie pojawiające się pytania. W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z COVID-19 oraz wpływem pandemii na Państwa działalność, jesteśmy do Państwa dyspozycji.
Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny, abstrakcyjny i ogólny, nie stanowi opinii prawnej lub porady ani nie może być traktowany jako świadczenie pomocy prawnej w jakiejkolwiek formie. Materiały zawarte w niniejszym artykule nie mogą stanowić podstawy jakiejkolwiek odpowiedzialności Kancelarii lub autora artykułu w stosunku do osób trzecich. Kancelaria "Kubas Kos Gałkowski – Adwokaci sp. p". sp. k. może udzielić porady prawnej lub sporządzić opinię wyłącznie i dopiero po zapoznaniu się ze stanem faktycznym konkretnej sprawy. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji lub pomocy prawnej skontaktuj się z naszym prawnikiem.