[Aktualizacja 27.05.2020]
Pandemia COVID-19 oraz wprowadzone na jej skutek obostrzenia i ograniczenia mogą być także przyczynkiem do zmian regulaminów sądów arbitrażowych.
Potwierdzeniem tego jest ostatnia zmiana regulaminu Sądu Arbitrażowego przy Konfederacji Lewiatan. Opublikowane niedawno Zarządzenie 1/05/2020 z 13 maja 2020 r. zmienia niektóre postanowienia Regulaminu SAL. Co istotne, zmiany weszły w życie z dniem jego wydania.
Zmiany wprowadzone do Regulaminu SAL pozwalają na przeprowadzenie postępowania arbitrażowego jeszcze sprawniej i w sposób jeszcze bardziej „elektroniczny” niż dotychczas.
I tak, wprowadzono szereg zmian dotyczących dokonywania doręczeń wyłącznie drogą elektroniczną, zarówno jeśli chodzi o pisma procesowe, ale także dowody oraz inną korespondencję (§ 3 ust. 1, § 8 ust. 4, § 9 ust. 3, § 10 ust. 3, § 14, § 17 ust. 2, § 22 ust. 3, § 31 ust. 3, § 32 Regulaminu SAL). Przykładowo:
wprost dopuszczono możliwość doręczenia pozwanemu odpisu pozwu drogą elektroniczną (§ 17 ust. 2 Regulaminu SAL), czy też
postanowiono, że odpis wniosku o wyłączenie arbitra będzie doręczany pozostałym uczestnikom wyłącznie drogą elektroniczną (§ 10 ust. 3 Regulaminu SAL).
Ponadto, wprost dopuszczono możliwość przeprowadzenia rozprawy zdalnie (§ 33 ust. 1 Regulaminu SAL). Dzięki tej zmianie, nawet po zniesieniu ograniczeń związanych z pandemią, strony będą mogły przeprowadzić rozprawę w formie wideokonferencji, bez potrzeby przemieszczania się.
SAL do tej pory nie opublikował żadnych wytycznych dotyczących sposobu przeprowadzania rozpraw zdalnie, ale wydaje się, że zanim to zrobi, można w tym zakresie posiłkować się rekomendacjami wynikającymi z Protokołu Seulskiego dot. przeprowadzania wideokonferencji w międzynarodowym arbitrażu z 18 marca 2020 r., o których pisaliśmy niżej.
Działania SAL pokazują, że aktualna sytuacja związana z koronawirusem może stanowić ważny impuls do dalszych usprawnień nawet tych procedur, które jeszcze przed pandemią były uznawane za elastyczne i odpowiadające na potrzeby biznesu. Może to stanowić ważny sygnał dla przedsiębiorców, którzy zastanawiają się nad wyborem drogi arbitrażowej jako konkurencyjnego wobec sądownictwa powszechnego narzędzia rozstrzygania sporów.
[Aktualizacja 13.05.2020]
Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej już wcześniej informował o tym, że jest przygotowany technicznie do przeprowadzania rozpraw z użyciem komunikacji elektronicznej na odległość, zarówno w formie audio, jak i audiowideo. W dniu 30 kwietnia 2020 r. Sąd ten opublikował dodatkowo Rekomendacje dotyczące przeprowadzania rozpraw w formie wideokonferencji w Sądzie Arbitrażowym przy KIG, które dokładnie wyjaśniają przebieg rozprawy przeprowadzanej zdalnie.
W Rekomendacjach Sąd w jasny sposób wyjaśnia procedurę przeprowadzenia rozprawy w formie telekonferencji:
wydanie postanowienia przez Zespół Orzekającego – rozprawa w formie telekonferencji może być przeprowadzona, jeśli postanowi o tym Zespół Orzekający;
co najmniej 3 dni robocze przed wyznaczonym terminem rozprawy – przeprowadzenie próbnej telekonferencji z udziałem stron lub ich pełnomocników (na wniosek strony lub jej pełnomocnika);
przesłuchanie świadka lub biegłego – przeprowadzenie próbnej telekonferencji ze świadkiem / biegłym (na wniosek strony lub jej pełnomocnika);
1 dzień roboczy przed wyznaczonym terminem rozprawy – przekazanie danych dostępu uczestnikom (SA KIG wykorzystuje dwie platformy: Zoom oraz Jitsi).
Każda rozprawa jest rejestrowana i zapisywana w formie cyfrowej.
Warto pamiętać, że rozprawa przeprowadzana w formie wideokonferencji również podlega zasadom poufności oraz § 34 ust. 2 Regulaminu SA KIG mówiący o generalnej regule, że w rozprawie nie może uczestniczyć publiczność. Co więcej, również podczas rozprawy przeprowadzanej zdalnie strona ma obowiązek zapewnić stawiennictwo osoby zgłoszonej przez nią jako świadek bądź biegły (§ 33 ust. 9 Regulaminu SA KIG).
SA KIG zapewnia możliwość uczestnictwa również podmiotom niezaznajomionym z technicznymi aspektami wideokonferencji – Sąd zapewnia wsparcie techniczne oraz udostępnia czytelną instrukcję logowania.
[Aktualizacja 15.04.2020]
Tak jak informowaliśmy wcześniej (i jak stanowi tytuł niniejszego alertu), pandemia COVID-19 rzeczywiście nie stoi na przeszkodzie by dalej prowadzić postępowanie arbitrażowe. Dowodem na to jest to, że w Sądzie Arbitrażowym przy KIG odbyła się pierwsza rozprawa arbitrażowa przeprowadzona całkowicie w sposób zdalny. Jak poinformował SAKIG, „wszystkie czynności prawne wykonano w sposób bezpieczny, przy użyciu komunikacji elektronicznej.”. Należy również zwrócić uwagę na ostatni komunikat Sądu Arbitrażowego przy Konfederacji Lewiatan, zgodnie z którym pisma procesowe można składać w wersji elektronicznej na adres poczty elektronicznej sądu, a co szczególnie istotne – pisma w formie papierowej należy złożyć w terminie 10 dni po ogłoszeniu zakończenia epidemii.
Skoro już jasnym jest, że postępowania arbitrażowe co do zasady mogą toczyć się dalej w dobie epidemii wirusa SARS-CoV-2 przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na odległość, można zadać sobie kolejne pytanie: jak należy przeprowadzić takie postępowanie?
Z pomocą w odpowiedzi na to pytanie przychodzi ogłoszony przez Koreańską Radę Arbitrażu Handlowego w dniu 18 marca 2020 r. Protokół Seulski dot. przeprowadzania wideokonferencji w międzynarodowym arbitrażu. Dokument ten to zbiór dobrych praktyk, których zastosowanie zagwarantuje, że postępowanie arbitrażowe przeprowadzone zdalnie będzie odpowiadało wszelkim proceduralnym standardom. Protokół zawiera szereg postanowień dotyczących tego jak zaplanować rozprawę w formie wideokonferencji, jak przetestować sprzęt użyty do jej przeprowadzenia oraz jak finalnie krok po kroku ją przeprowadzić.
Dokument reguluje więc kwestię doboru miejsca odbycia wideokonferencji, kręgu osób dopuszczonych do udziału w rozprawie, sposobu przeprowadzenia przesłuchania świadków (w tym kwestie dotyczące tłumaczenia), sposobu przeprowadzenia próbnej wideokonferencji, która ma zapobiec jakimkolwiek technicznym problemom (zgodnie z Protokołem – powinny odbyć się co najmniej dwie próby) oraz inne kwestie organizacyjne, z którymi mogą zmagać się zarówno strony, jak i instytucje arbitrażowe (np. sposób sporządzenia nagrania z rozprawy). Protokół zawiera nawet dokładne techniczne wytyczne, które powinien spełniać sprzęt użyty do wideokonferencji!
Kolejnym istotnym dokumentem, który może pomóc przeprowadzić zdalnie postępowanie arbitrażowe, jest Protokół dot. cyberbezpieczeństwa w międzynarodowym arbitrażu z 2020 r. sporządzony przez Międzynarodową Radę Arbitrażu Handlowego (the ICCA), Nowojorską Izę Adwokacką oraz Międzynarodowy Instytut Zapobiegania i Rozwiązywania Konfliktów (the CPR). Protokół jest zbiorem dobrych praktyk i składa się z 14 zasad wraz z komentarzem. Dokument ten kategoryzuje rodzaje informacji oraz przedstawia konkretne propozycje działań, które strony, pełnomocnicy stron, arbitrzy oraz instytucje arbitrażowe powinny podjąć celem ich odpowiedniego zabezpieczenia.
Proponowane w Protokole rozwiązania należy stosować w odniesieniu do kategorii wrażliwości i poufności danej informacji, ale także do wagi zawisłego sporu. Dlatego też w dokumencie można znaleźć całe spektrum proponowanych działań – od szyfrowania plików elektronicznych i wieloetapowego uwierzytelniania ich odbiorcy przez udostępnianie plików jedynie pełnomocnikom procesowym w budynku instytucji arbitrażowej, aż po użycie sejfów oraz tworzenie szczelnych i chronionych tzw. war rooms w miejscu odbycia rozprawy arbitrażowej. Wszystkie propozycje mają jeden cel – zapewnić poufność postępowania arbitrażowego.
Co więcej, w dniu 9 kwietnia 2020 r. Sąd Arbitrażowy przy Międzynarodowej Izbie Handlowej w Paryżu opublikował Wytyczne dotyczące środków mających na celu złagodzenie skutków pandemii COVID-19. W dokumencie tym Sąd przedstawił szereg wskazówek i rozwiązań dla stron, pełnomocników i arbitrów, które pozwolą na sprawne przeprowadzenie sprawnego postępowania arbitrażowego zdalnie.
Sąd wskazał, że sądy polubowne w dobie pandemii powinny przede wszystkim mieć wzgląd na efektywność i sprawność postępowania. Przykładowo sądy powinny rozważyć rozstrzyganie sprawy etapami poprzez wydawanie wyroków częściowych, ograniczyć konieczności przesłuchiwania świadków / biegłych i poprzestanie jedynie na dowodach z dokumentów, ograniczyć ilości pism procesowych ustalonych uprzednio w kalendarzu postępowania. Sąd zaleca również, aby doręczanie wszelkich pism odbywało się drogą wyłącznie elektroniczną, a rozprawy w miarę możliwości odbywały się przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość.
Do wytycznych dołączone zostały dwa Aneksy dotyczące sporządzania protokołu z rozpraw przeprowadzonych zdalnie oraz dodatkowy Aneks dotyczący modyfikacji postanowień proceduralnych, aby postanowienia te zawierały ustalenia stron dotyczące środków technicznych do przeprowadzenia rozprawy zdalnie.
Wyżej wymienione dobre praktyki i wskazówki mogą służyć także skutecznemu, sprawnemu i bezpiecznemu przeprowadzeniu postępowania arbitrażowego w czasie COVID-19.
[Aktualizacja 23.03.2020]
Polskie instytucje arbitrażowe podjęły stosowne środki celem ograniczenia ryzyka związanego ze stanem epidemii koronawirusa w Polsce. Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie zapewnił, że w dalszym ciągu działa w sposób ciągły oraz jest przygotowany technicznie do przeprowadzania rozpraw z użyciem komunikacji elektronicznej na odległość, zarówno w formie audio, jak i audiovideo [TUTAJ]. Natomiast Sąd Arbitrażowy przy Konfederacji Lewiatan jest zamknięty do 27 marca 2020 r. [TUTAJ]. Dodatkowo, od 16 marca 2020 r. wszelkie wnioski przedprocesowe kierowane do Sądu Polubownego ds. Domen Internetowych przy Polskiej Izbie Informatyki i Telekomunikacji muszą być składane w pierwszej kolejności drogą elektroniczną [TUTAJ].
Jeśli chodzi o wiodące instytucje międzynarodowe, Sąd Arbitrażowy przy Międzynarodowej Izbie Handlowej w Paryżu w ogłoszeniu z 17 marca 2020 r. [TUTAJ] poinformował, że Sąd, Sekretariat i Centrum ADR funkcjonują normalnie, a pracownicy pracują zdalnie, komunikacja z Sądem bądź z Sekretariatem musi odbywać się wyłącznie drogą mailową, a w przypadku nadania na adres Sądu przesyłki droga tradycyjną (papierową) – nadawca ma obowiązek poinformować Sąd o tym fakcie w dniu jej nadania. Dodatkowo, Sąd utworzył nowy adres mailowy, na który należy wnosić wezwania na arbitraż inicjujące nowe sprawy.
Podobne regulacje prowadził Londyński Sąd Arbitrażowy [TUTAJ]. Sąd ten również wprowadził wymóg komunikacji wyłącznie drogą elektroniczną (co szczególnie ważne, dotyczy to również doręczenia stronie wydanego w sprawie wyroku). Jeśli zaś chodzi o nowe sprawy, wezwanie na arbitraż musi być wniesione drogą elektroniczną na specjalny adres mailowy Sądu – w przypadku gdy strona w wezwaniu będzie wnosiła o powołanie emergency arbitrator (tzw. arbitra doraźnego), jest zobowiązana powiadomić o tym Sąd jeszcze przed wniesieniem wezwania. Wiedeńskie Centrum Arbitrażowe również wymaga wnoszenia pism drogą wyłącznie elektroniczną [TUTAJ].
Wstęp
W związku z pandemią COVID-19 sądy powszechne w Polsce od zeszłego tygodnia znacząco ograniczyły swoją działalność. Jednakże wspomniane ograniczenia nie muszą dotyczyć postępowań arbitrażowych, które z uwagi na dużo mniejszą dozę sformalizowania, mogą toczyć się dalej, nawet pomimo środków zastosowanych przez administrację publiczną.
Krajowe rozwiązania regulaminów stałych sadów polubownych, umożliwiające kontynuowanie postępowań
W regulaminach najbardziej prężnie działających instytucji arbitrażowych w Polsce – Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie oraz Sądu Arbitrażowego przy Konfederacji Lewiatan – można znaleźć regulacje pozwalające prowadzić postępowanie arbitrażowe nawet w obliczu zaistniałej obecnie trudnej sytuacji powstałej w związku z COVID-19.
W toku postępowania arbitrażowego, co do zasady, strony oraz zespół orzekający spotykają się co najmniej dwukrotnie – podczas posiedzenia organizacyjnego (podczas którego uczestnicy uzgadniają tryb i detale związane zpostępowaniem, w tym harmonogram wymiany pism przez strony oraz sposób przeprowadzania czynności procesowych) oraz podczas rozprawy arbitrażowej. Regulaminy wiodących polskich instytucji arbitrażowych, tj. Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie („SAKIG”), Sądu Arbitrażowego przy Konfederacji Lewiatan („SAL”) oraz Sądu Arbitrażowego przy Stowarzyszeniu Inżynierów Doradców i Rzeczoznawców w Warszawie („SIDIR”) zawierają postanowienia umożliwiające dalsze procedowanie w sprawach arbitrażowych nawet pomimo ograniczeń w przemieszczaniu się.
Regulaminy zakładają, że posiedzenie organizacyjne (w Regulaminie Arbitrażowym SAL – posiedzenie wstępne) może odbyć się za pomocą środków porozumiewania się na odległośćw formie tele- lub wideokonferencji (§ 31 ust. 2 Regulaminu SAKIG; § 26 ust. 1 Regulaminu SAL; § 30 ust. 2 Regulaminu SIDIR). Na podstawie regulaminów doręczenia pism procesowych mogą być dokonywane również wyłącznie w formie elektronicznej (§ 11 ust. 7 Regulaminu SAKIG; § 3 ust. 1 i 2 Regulaminu SAL; (§ 9 ust. 6 pkt 2 Regulaminu SIDIR). Dodatkowo, strony mogą ustalić, że zeznania świadków zostaną przeprowadzone wyłącznie na piśmie (§ 33 ust. 8 Regulaminu SAKIG; § 26 ust. 4 lit. h Regulaminu SAL; § 35 ust. 4 Regulaminu Arbitrażowego SIDIR). W konsekwencji, jak widać zasadnicza część postępowania może odbyć się zdalnie.
Regulaminy arbitrażowe nie wskazują wprost, że również rozprawa może odbyć się za pomocą środków porozumiewania na odległość. Skoro jednak za zgodą stron Zespół Orzekający może rozstrzygnąć spór bez wyznaczenia rozprawy (§ 34 ust. 1 Regulaminu Arbitrażowego SAKIG oraz § 33 ust. 1 Regulaminu Arbitrażowego SAL), to tym bardziej – biorąc pod uwagę odformalizowanie postępowania przed sądem polubownym – arbitrzy i strony mogą omówić poszczególne kwestie sporne w drodze wideo- lub telekonferencji. Sąd Arbitrażowy Lewiatan przygotował nawet w tym celu specjalny system elektroniczny.
Również regulamin Sądu Polubownego przy Izbie Przemysłowo-Handlowej w Krakowie („Regulamin IPHK”) wprowadza elastyczną procedurę arbitrażową, bowiem zgodnie z nim zasady postępowania mają charakter subsydiarny w stosunku do procedury wybranej przez strony, z tym, że proponowane przez strony zmiany procedury nie mogą mieć wpływu na przyznane regulaminem uprawnienia organów sądu (§ 9 ust. 1 Regulaminu IPHK).
Co ciekawe, podobne regulacje zawiera również regulaminy innych sądów arbitrażowych. I tak przykładowo można wskazać, że regulamin Sądu i Postępowania przed Sądem Polubownym przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej („Regulamin SPPG”) dopuszcza doręczenia drogą elektroniczną (§ 22 Regulaminu SPPG) oraz odbycie posiedzenia organizacyjnego zdalnie (§ 35 ust. 2 Regulaminu SPPG).
W tym zakresie nie odstają również tzw. sądy branżowe. Regulamin Sądu Polubownego (Arbitrażowego) przy Związku Banków Polskich („Regulamin ZBP”) dopuszcza doręczenia drogą elektroniczną (§ 27 ust. 2 Regulaminu ZBP) oraz możliwość nieprzeprowadzenia rozprawy i rozstrzygnięcie sporu jedynie na podstawie dowodów z dokumentów (§ 28 ust. 1 Regulaminu ZBP); podobnie regulamin Sądu Arbitrażowego Rynku Audiowizualnego przy Krajowej Izbie Producentów Audiowizualnych w Warszawie („Regulamin SARA”) – doręczenia drogą wyłącznie elektroniczną (§ 8 ust. 5 Regulaminu SARA) oraz możliwość dostosowania sposobu i formy przeprowadzenia postępowania do woli stron (§ 5 ust. 1 Regulaminu SARA).
Z kolei regulamin Sądu Polubownego ds. Domen Internetowych przy Polskiej Izbie Informatyki i Telekomunikacji („Regulamin PIIT”) zakłada wyłącznie doręczenia drogą elektroniczną (art. 3 ust. 1 Regulaminu PIIT) oraz możliwość rozstrzygnięcia sprawy bez przeprowadzania rozprawy (art. 25 ust. 4 Regulaminu PIIT).
Rozwiązania w regulaminach czołowych międzynarodowych instytucji arbitrażowych umożliwiające kontynuowanie postępowań
W przypadku sporów z kontrahentem międzynarodowym oraz umów transgranicznych, często zapis na sąd polubowny jako właściwy wymienia jedną z najpopularniejszych międzynarodowych instytucji arbitrażowych – zastosowanie znajdą w takiej sytuacji regulamin Sądu Arbitrażowego przy Międzynarodowej Izbie Handlowej w Paryżu („Regulamin ICC”), regulamin Londyńskiego Sądu Arbitrażowego („Regulamin LCIA”), regulamin Hongkońskiego Centrum Arbitrażowego („Regulamin HKIAC”) oraz regulamin Sądu Arbitrażowego przy Sztokholmskiej Izbie Handlowej („Regulamin SCC”) i regulamin Wiedeńskiego Centrum Arbitrażowego („Regulamin VIAC”).
Regulaminy te – podobnie jak regulaminy krajowe – również zakładają m.in. dopuszczalność przeprowadzenia posiedzenia organizacyjnego w formie wideokonferencji, rozmów telefonicznych lub przy użyciu podobnych środków komunikacji (art. 24 (4) Regulaminu ICC; art. 14.1 Regulaminu LCIA; art. 28 (2) Regulaminu SCC), doręczenia drogą elektroniczną (art. 3 (2) Regulaminu ICC; art. 4.1 Regulaminu LCIA; art. 3.1 (a) Regulaminu HKIAC; art. 5 (2) Regulaminu SCC; art. 12 (1)-(4) Regulaminu VIAC) oraz przeprowadzanie dowodu z pisemnych zeznań świadków (art. 25 (1) i (3) Regulaminu ICC; art. 15.6 Regulaminu LCIA; art. 22.5 Regulaminu HKIAC; art. 33 (2) Regulaminu SCC).
W rezultacie, nawet jeśli stronami postępowania są podmioty zagraniczne mające siedziby w państwach również dotkniętych pandemią wirusa, nie oznacza to, że dotychczas wszczęte postępowania arbitrażowe administrowane przez jedną z ww. instytucji arbitrażowych, muszą doznawać jakiegokolwiek uszczerbku. Pozwoli to uniknąć nie tylko spotkań bezpośrednich, ale także podróży, co wobec rozprzestrzeniania się COVID-19 ma istotne znaczenie.
Co dalej?
Procedura arbitrażowa jest elastyczna i ma za zadanie odzwierciedlać wolę i autonomię stron. Postanowienia regulaminu arbitrażowego jak i ustalenia zawarte w postanowieniach organizacyjnych podlegają zmianie na mocy woli stron. Oznacza to, że strony mogą proponować również inne – nieprzewidziane w regulaminach – sposoby pozwalające ominąć ograniczenia i obostrzenia w poruszaniu się celem dokonania danych czynności procesowych.
Zatem, postępowania arbitrażowe mogą toczyć się dalej, a zawisłe przed sądami polubownymi sprawy mogą być rozstrzygane – dotyczy to zarówno spraw administrowanych przez krajowe jak i zagraniczne instytucje arbitrażowe.
Oczywiście, każdy ze stałych sądów arbitrażowych może czasowo ograniczyć zakres swojego działania, stąd celowe jest monitorowanie pracy sekretariatów tych sądów.
Zespół Kubas Kos Gałkowski cały czas monitoruje regulacje i zalecenia wydawane przez organy rządowe i na bieżąco opracowuje konkretne rozwiązania prawne. Pozostajemy w gotowości, aby udzielić wsparcia i odpowiedzi na wszelkie pojawiające się pytania. W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z COVID-19 oraz wpływem pandemii na Państwa działalność, jesteśmy do Państwa dyspozycji.
Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny, abstrakcyjny i ogólny, nie stanowi opinii prawnej lub porady ani nie może być traktowany jako świadczenie pomocy prawnej w jakiejkolwiek formie. Materiały zawarte w niniejszym artykule nie mogą stanowić podstawy jakiejkolwiek odpowiedzialności Kancelarii lub autora artykułu w stosunku do osób trzecich. Kancelaria "Kubas Kos Gałkowski – Adwokaci sp. p". sp. k. może udzielić porady prawnej lub sporządzić opinię wyłącznie i dopiero po zapoznaniu się ze stanem faktycznym konkretnej sprawy. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji lub pomocy prawnej skontaktuj się z naszym prawnikiem.