©2020 Kubas Kos Gałkowski

    Praca w czasach epidemii – prawa i obowiązki pracodawcy w pytaniach i odpowiedziach

    Koronawirus dopiero niedawno wdarł się do naszej codzienności, a już zdążył poczynić w niej niemałe spustoszenie, nie tylko w kwestii zdrowia, ale i prowadzonego biznesu. Obie te kwestie łączą się w bardzo ważnym punkcie jakim jest pracownik, co postawiło przed pracodawcami wiele nowych wyzwań, z którymi muszą się zmierzyć. Do czego pracodawca jest zobowiązany, a czego nie może w czasach epidemii? Odpowiedzi na najważniejsze pytania znajdą Państwo poniżej.



    Czy prawo pracy dopuszcza możliwość natychmiastowego rozwiązania stosunku pracy z powodu siły wyższej?


    Kodeks pracy szczegółowo reguluje kiedy i w jaki sposób pracodawca może rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę. Kodeks pracy przewiduje następujące możliwości zakończenia stosunku pracy:


    ✔ na mocy porozumienia stron;


    ✔rozwiązanie umowy o pracę z zachowaniem terminu wypowiedzenia;


    ✔rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (zwolnienie dyscyplinarne)


    ✔rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracownika (w razie odpowiednio długiej choroby pracownika lub usprawiedliwionej nieobecności);


    ✔rozwiązanie umowy z upływem czasu, na który była zawarta.


    Jak widać, prawo pracy nie odwołuje się do siły wyższej, jako przesłanki rozwiązania umowy o pracę. Pojęcie siły wyższej jest obecne w polskim kodeksie cywilnym, zgodnie z którym, jeśli wykonanie zobowiązania jest niemożliwe wskutek okoliczności za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności, zobowiązanie wygasa. Jednakże, postanowienia kodeksu cywilnego stosuje się jedynie odpowiednio w prawie pracy i pod warunkiem, że nie stoją one w sprzeczności z podstawowymi zasadami prawa pracy.


    W opinii Kancelarii, powołanie się na siłę wyższą jako podstawę rozwiązania stosunku pracy jest w polskim prawie pracy w zasadzie niemożliwe z uwagi na obowiązującą zasadę uprzywilejowania pracownika i bardzo wysoko ustanowiony standard jego ochrony.



    Czy obecna sytuacja związana z pandemią COVID-19 daje wystarczające podstawy do rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas nieoznaczony?


    Kodeks pracy wymaga, aby oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy. Sytuacja pandemii oraz wprowadzony stan zagrożenia epidemicznego mogą nie zostać uznane za wystarczające przyczyny uzasadniające wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę zawartej na czas nieoznaczony.


    Dużo bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wskazanie jako przyczyny wypowiedzenia (rozwiązania) faktu likwidacji stanowiska pracy danego pracownika. Uznaje się, że jest to wystarczająca przyczyna, aczkolwiek należy pamiętać, że musi być ona realna, prawdziwa, konkretna i uzasadniona. Nie wystarczy wskazanie jako przyczyny wypowiedzenia likwidacji stanowiska jeśli byłaby to przyczyna pozorna i nierzeczywista, np. gdy po okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca zatrudniłby innego pracownika do wykonywania tych samych czynności, które wykonywał pracownik zatrudniony wcześniej na zlikwidowanym stanowisku.


    Wskazujemy również, że w obecnej sytuacji zagrożenia epidemicznego zasadniczo możliwym będzie jedynie rozwiązanie umowy o pracę z zachowaniem terminu wypowiedzenia, co oznacza, że pracownik będzie musiał otrzymywać dotychczasowe wynagrodzenie przez cały okres wypowiedzenia.


    Sytuacja pandemii wpływa również na możliwość rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Jest ono możliwe z winy pracownika m.in. w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, np. gdy pracownik bezzasadnie odmawia stawienia się do pracy (pracownik może zasadnie powstrzymać się od pracy w przypadku, gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom i warunkom bhp oraz gdy warunki te stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia). Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia bez winy pracownika możliwe jest jeżeli pracownik jest niezdolny do pracy wskutek przedłużającej się choroby (wymagane okresy zostały wskazane w kodeksie pracy) lub w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy trwającej dłużej niż 1 miesiąc. Należy jednak pamiętać, że takie rozwiązanie jest wykluczone gdy nieobecność pracownika w pracy wynika ze sprawowania opieki nad dzieckiem - w okresie pobierania z tego tytułu zasiłku, a w przypadku odosobnienia pracownika ze względu na chorobę zakaźną - w okresie pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku.


    Oczywiście pracownik niezgadzający się z wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy, będzie mógł odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni od dnia otrzymania oświadczenia pracodawcy.



    Czy pracodawca może skierować pracownika do wykonywania pracy zdalnej nawet bez jego zgody?


    Tak, obowiązująca od 8 marca 2020 roku tzw. specustawa w celu przeciwdziałania COVID-19 wprowadziła możliwość wydania pracownikowi polecenia wykonywania, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Praca zdalna nie wymaga zgody pracownika i musi on zastosować się do takiego polecenia służbowego, gdyż w przeciwnym razie naraża się na naruszenie swoich obowiązków pracowniczych. Polecenie służbowe pracy zdalnej może mieć formę ustną, pisemną, elektroniczną (mailową) i powinno zawierać wskazanie oznaczonego czasu pracy zdalnej oraz miejsca jej wykonywania (dom lub inne miejsce). Nie musi natomiast zawierać uzasadnienia, choć należy pamiętać, że polecenie pracy zdalnej może być wydane tylko w celu przeciwdziałania COVID-19. Oczywiście praca zdalna możliwa jest wtedy gdy charakter pracy umożliwia jej wykonywanie poza stałym miejscem pracy.


    Również zdrowy pracownik przebywający na obowiązkowej kwarantannie w miejscu swojego zamieszkania może wykonywać pracę zdalną za wynagrodzeniem. Kwarantanna zdrowego pracownika ma ograniczać jedynie ewentualne rozprzestrzenianie się wirusa i nie wyłącza obowiązku świadczenia pracy zdalnej (jeśli pozwala na to specyfika pracy i istnieją do tego warunki).


    Aby praca zdalna w przedsiębiorstwie przebiegała w sposób prawidłowy zalecamy wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej, w którym należy przede wszystkim określić tryb zlecenia pracy i raportowania jej wykonania, sposób informowania o przystąpieniu do pracy (obecności) i jej zakończeniu, rejestrowanie czasu pracy, kwestie bhp, kontakty z przełożonymi, obowiązek zachowania poufności i bezpieczeństwa informacji, zasady związane z bezpieczeństwem danych osobowych, zasad użytkowania sprzętu i nieprzeznaczania go do celów prywatnych. Do czasu wprowadzenia regulaminu kwestie te powinny być zawarte w poleceniu służbowym, kierującym pracownika do pracy zdalnej.


    Jeśli pracownik wnosi o skierowanie go do pracy zdalnej, pracodawca może mu odmówić.



    Czy pracodawca może skierować pracownika na urlop bezpłatny bez jego zgody?


    Nie, zgodnie z kodeksem pracy urlop bezpłatny możliwy jest jedynie na wniosek samego pracownika, a pracodawca nie może zarządzić takiego urlopu z własnej inicjatywy.


    Pracodawca posiada inne możliwości doraźnego działania:


    ✔ porozumienie się z pracownikiem w kwestii wykorzystania bieżącego urlopu wypoczynkowego (wyłącznie za zgodą pracownika);


    ✔ skierowanie pracownika na przymusowy urlop wypoczynkowy jeżeli pracownik ma zaległy urlop (w zakresie tego zaległego urlopu nie jest wymagana zgoda pracownika) lub pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia;


    ✔ odebranie zaległych godzin nadliczbowych;


    ✔ czasowe zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy (przy zachowaniu pełnego wynagrodzenia);


    ✔ powierzenie pracownikowi wykonywania innej pracy, niż określona w umowie o pracę, odpowiadającej kwalifikacjom pracownika przy zachowaniu dotychczasowego wynagrodzenia, na maksymalnie trzy miesiące w ciągu roku;


    ✔ zarządzenie pracy zdalnej;


    wprowadzenie czasowo zmienionego modelu pracy – rotacyjne zmiany pracowników (przy zachowaniu zasad dotyczących czasu pracy), które nie będą miały ze sobą kontaktu, co zminimalizuje ryzyko ewentualnego zarażenia wszystkich pracowników;


    ogłoszenie przestoju w zakładzie pracy - jeśli pracownik jest gotów do wykonywania pracy, a doznał przeszkód w jej wykonywaniu z przyczyn dotyczących pracodawcy, za czas niewykonywania pracy przysługuje mu wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. Wskazuje się, że przestój może być spowodowany nieoczekiwaną przerwą w pracy uzależnioną od przyczyn zewnętrznych (jak np. epidemia), w związku z tym należy uznać, że konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19 będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy, choć niezawinioną.



    Czy możliwe jest zmniejszenie godzin pracy pracowników lub skrócenie czasu pracy połączone z odpowiednim pomniejszeniem wynagrodzenia?


    Warunki pracy, w tym również wymiar czas pracy (etat) i wynagrodzenie są określone w obowiązkowych postanowieniach każdej umowy o pracę. Umowa o pracę jak każda umowa co do zasady może być zmieniona wyłącznie za zgodą jej stron, a więc na każdą zmianę wymiaru czasu pracy i wynagrodzenia musi zgodzić się również pracownik, zawierając z pracodawcą aneks.


    Jeśli porozumienie się z pracownikiem nie jest możliwe, pracodawca może złożyć pracownikowi wypowiedzenie warunków pracy i płacy, z propozycją zmiany wymiaru czasu pracy (zmniejszenie etatu) i odpowiednim zmniejszeniem wynagrodzenia. Obowiązują tutaj takie same terminy wypowiedzenia, jak w przypadku rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem terminów wypowiedzenia. Również w tym przypadku konieczne jest podanie przyczyny wypowiedzenia (np. zmniejszenie zamówień, ograniczenie działalności itp.). Jeśli Pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków umowy, będzie to równoznaczne z wyrażeniem zgody na nowe warunki. W  razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków, umowa rozwiąże się z  upływem okresu wypowiedzenia. Również w tym przypadku pracownik może odwołać się do sądu pracy.



    Czy pracodawca może wymagać od pracownika pracy w nadgodzinach z powodu braku personelu spowodowanego nieobecnością innych pracowników (w wyniku choroby, kwarantanny, nadzoru epidemiologicznego lub opieki nad członkami rodziny)?


    TAK, jest to co do zasady możliwe, gdy praca w godzinach nadliczbowych wynika z szczególnych potrzeb pracodawcy. Nie dotyczy to osób pracujących na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia (hałas; ciepło) oraz w szczególnych przypadkach, takich jak ciąża. W przypadku sprawowania opieki nad dzieckiem do 4 roku życia nadgodziny są dopuszczalne tylko za zgodą pracownika. Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia (za pracę w nocy, w niedziele i święta, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto) lub 50% wynagrodzenia (za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym czasie).



    Jakich informacji może żądać pracodawca od pracownika, u którego potencjalnie może wystąpić zakażenie koronawirusem?


    Pracodawca ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, a więc powinien również posiadać informacje niezbędne do wywiązania się z tego obowiązku.


    ✔ Pracodawca może zapytać pracownika czy przebywał w ciągu ostatnich kilku tygodni w regionach o większym stopniu ryzyka zachorowania (Chiny, Iran, Włochy, Francja, Austria) lub czy miał kontakt z osobami, o których wie że są chore lub przebywają w kwarantannie;


    ✔ Pracodawca może poprosić powracającego pracownika o podpisanie oświadczenia, że nie przebywał w żadnym z państw (regionów) zakażonych koronawirusem oraz, że nie miał kontaktu z zarażoną osobą (pod rygorem odmowy dostępu do zakładu pracy przez okres 14 dni);


    ✘ Pracodawca nie jest uprawniony pytać o szczegóły urlopu;


    ✘ Pracodawca nie może również wymagać od pracownika okazania badań lub zaświadczeń lekarskich, potwierdzających, że jest zdrowy;


    ✘ Przed wyjazdem na urlop pracodawca nie może zabronić podróży za granicę do regionów, w których występuje zakażenie koronawirusem. Pracodawca może jednak nie wyrazić zgody na urlop wypoczynkowy.


    Pod względem przepisów o ochronie danych osobowych, podstawą przetwarzania powyższych informacji będzie obowiązek prawny spoczywający na pracodawcy – administratorze.



    Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom dostęp do środków dezynfekcyjnych?


    Pracodawca odpowiada za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy oraz obowiązany jest chronić zdrowie i życie pracowników w trakcie pracy. Powinien więc poinformować pracowników o możliwych zagrożeniach oraz wyposażyć w dostępne środki dezynfekcyjne, a jeśli uzna to za uzasadnione specyfiką wykonywanej pracy również środki ochrony indywidualnej. Należy również uczulić pracowników co do przestrzegania zasad higieny, zwłaszcza odpowiedniego sposobu mycia rąk i dezynfekowania powierzchni podatnych na zarazki (np. lada w sklepie). Wskazanym jest, aby pracodawca przygotował w tym celu odpowiednie instrukcje i wytyczne.


    Zarówno Rząd jak i Parlament pracują obecnie nad kolejnymi rozwiązaniami i pomocą dla przedsiębiorców, dotkniętych skutkami epidemii COVID-19. Monitorujemy na bieżąco wszystkie projekty i będziemy aktualizować powyższe informacje oraz przekazywać nowe rozwiązania, jeśli tylko takie zostaną wprowadzone.



    Zespół Kubas Kos Gałkowski cały czas monitoruje regulacje i zalecenia wydawane przez organy rządowe i na bieżąco opracowuje konkretne rozwiązania prawne. Pozostajemy w gotowości, aby udzielić wsparcia i odpowiedzi na wszelkie pojawiające się pytania. W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z COVID-19 oraz wpływem pandemii na Państwa działalność, jesteśmy do Państwa dyspozycji.


    Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny, abstrakcyjny i ogólny, nie stanowi opinii prawnej lub porady ani nie może być traktowany jako świadczenie pomocy prawnej w jakiejkolwiek formie. Materiały zawarte w niniejszym artykule nie mogą stanowić podstawy jakiejkolwiek odpowiedzialności Kancelarii lub autora artykułu w stosunku do osób trzecich. Kancelaria "Kubas Kos Gałkowski – Adwokaci sp. p". sp. k. może udzielić porady prawnej lub sporządzić opinię wyłącznie i dopiero po zapoznaniu się ze stanem faktycznym konkretnej sprawy. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji lub pomocy prawnej skontaktuj się z naszym prawnikiem.

    Skontaktuj się z nami