W ubiegłym tygodniu podpisana została rekomendacja dobrych praktyk notarialnych na zgromadzeniach wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i walnych zgromadzeniach spółek akcyjnych, w których udział możliwy jest za pomocą środków komunikacji elektronicznej po zmianie przepisów KSH na mocy regulacji związanych z COVID-19.
Dokument jest efektem współpracy Komisji ds. Reformy Nadzoru Właścicielskiego, Ministerstwa Sprawiedliwości i Krajowej Rady Notarialnej. Ma stanowić tzw. miękkie prawo, które pozwoli wyeliminować ewentualne wątpliwości dotyczące praktyk notarialnych podczas zgromadzeń, odbywanych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Niewątpliwie dokument będzie istotnym narzędziem, które usprawni praktykę odbywania e-zgromadzeń.
Zachęcamy do zapoznania się z podstawowymi rozwiązaniami i założeniami, jakie zostały w nim zawarte. Pełna treść rekomendacji jest dostępna do pobrania na stronie internetowej Ministerstwa Aktywów Państwowych.
Co wynika z rekomendacji?
W dokumencie poruszone zostały nie tylko budzące wątpliwości kwestie dotyczące odbywania zgromadzeń wspólników oraz walnych zgromadzeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ale także pewne ogólne kwestie związane z organizacją zgromadzeń, które pomogą ujednolicić dotychczasową praktykę ich odbywania.
W szczególności rekomendacja odnosi się do następujących zagadnień:
1. Obowiązek określenia w formie regulaminu szczegółowych zasad udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
w odniesieniu do tego obowiązku wyjaśniono, że regulamin ten powinien koncentrować się na regulacji kwestii technicznych dotyczących funkcjonalności środków komunikacji elektronicznej służących zdalnemu uczestnictwu w obradach zgromadzenia oraz zachowań uczestników związanych z ich obsługą
2. „Udział” w zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej
oznacza konieczność zapewnienia wspólnikom (akcjonariuszom) technicznej możliwości nie tylko wzajemnej komunikacji, ale również oddania głosu osobiście lub przez pełnomocnika przed lub w toku zgromadzenia
3. Uprawnienia wspólnika (akcjonariusza) składające się na prawo udziału w zgromadzeniu przy pomocy środków komunikacji elektronicznej obejmują:
uprawnienie do udziału w głosowaniu
uprawnienia wynikające z możliwości dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, czyli w szczególności: (i) do udziału w dyskusji, (ii) do składania wniosków formalnych czy (iii) do składania projektów uchwał
uprawnienie w postaci biernego prawa wyborczego do funkcji związanych z odbyciem zgromadzenia.
4. Miejsce odbywania się zgromadzenia oraz osoby obecne w tym miejscu
zgromadzenie powinno się odbyć w miejscowości (miejscu) w przestrzeni geograficznej na terytorium RP (nie może być to zgromadzenie tzw. „wirtualne” – np. w sieci);
organizacja zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) przy pomocy środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia spółki z określenia fizycznego miejsca tego zgromadzenia (np. sala w budynku, w którym znajduje się biuro spółki lub kancelaria notarialna)
miejsce wraz z adresem należy wskazać w zaproszeniu na zgromadzenie wspólników (w ogłoszeniu o walnym zgromadzeniu)
o ile zachodzi wymóg protokołowania (tj. w przypadku walnego zgromadzenia spółki akcyjnej oraz w pewnych sytuacjach w przypadku zgromadzenia wspólników spółki z o.o.) w miejscu obrad zgromadzenia powinien znajdować się protokołujący jego obrady notariusz
przewodniczący zgromadzenia nie musi przebywać fizycznie w miejscu odbywania się zgromadzenia (lista obecności może być podpisana przez przewodniczącego zdalnie np. podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym; natomiast protokół w praktyce podpisywany jest w pewien czas od zakończenia zgromadzania)
UWAGA! osoby uczestniczące za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w zgromadzeniu wspólników (walnym zgromadzeniu) mogą przebywać w dowolnym miejscu (miejscowości) na terenie jakiegokolwiek państwa (niekoniecznie na terenie RP) i nie uchybia to przepisom KSH
5. Tajność głosowania
w przypadku głosowań dokonywanych na zgromadzeniu wspólników (walnym zgromadzeniu) zorganizowanym zdalnie obowiązuje wymóg tajności głosownia oraz wymóg przeprowadzania głosowania tajnego na żądanie wspólnika i akcjonariusza
tym samym, urządzenia służące do elektronicznego głosowania muszą nie tylko zapewnić prawidłowość głosowania w tym znaczeniu, że wola głosującego powinna być zinterpretowana jednoznacznie w sposób przez niego wybrany oraz umożliwiać oddanie właściwej liczy głosów w każdym głosowaniu, ale również umożliwić tajność głosowania w sytuacji, kiedy przewidują to przepisy
6. Potwierdzenie wykonania prawa głosu w spółkach akcyjnych
obowiązek potwierdzenia przez spółkę akcyjną wykonania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (obowiązek niezwłocznego przesłania akcjonariuszowi elektronicznego potwierdzenia otrzymania głosu - w większości przypadków potwierdzenie będzie wysyłane w praktyce przez system elektroniczny zapewniający możliwość głosowania, który automatycznie będzie generował potwierdzenie oddania głosu i wysyłał je akcjonariuszowi);
obowiązek przesłania przez spółkę akcyjną akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi – na wniosek akcjonariusza, złożony nie później niż po upływie trzech miesięcy od dnia walnego zgromadzenia – potwierdzenia, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony, chyba że takie potwierdzenie zostanie wcześniej przekazane akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi;
nowa regulacja w ww. zakresie wejdzie w życie 3 września 2020 r.
Zespół Kubas Kos Gałkowski cały czas monitoruje regulacje i zalecenia wydawane przez organy rządowe i na bieżąco opracowuje konkretne rozwiązania prawne. Pozostajemy w gotowości, aby udzielić wsparcia i odpowiedzi na wszelkie pojawiające się pytania. W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z COVID-19 oraz wpływem pandemii na Państwa działalność, jesteśmy do Państwa dyspozycji.
Dokument ma charakter wyłącznie informacyjny, abstrakcyjny i ogólny, nie stanowi opinii prawnej lub porady ani nie może być traktowany jako świadczenie pomocy prawnej w jakiejkolwiek formie. Materiały zawarte w niniejszym dokumencie nie mogą stanowić podstawy jakiejkolwiek odpowiedzialności Kancelarii lub autora dokumentu w stosunku do osób trzecich. Kancelaria "Kubas Kos Gałkowski – Adwokaci sp. p". sp. k. może udzielić porady prawnej lub sporządzić opinię wyłącznie i dopiero po zapoznaniu się ze stanem faktycznym konkretnej sprawy. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji lub pomocy prawnej skontaktuj się z naszym prawnikiem.